Gleichzeitige Bearbeitung von Daten mit Microsoft Teams
Bei Team-Besprechungen, Meetings und Konferenzen im Home Office mit Microsoft Office 365 denken die meisten sofort an ein Telefonat über Microsoft Teams. Manche denken sogar an eine Bildschirmübertragung, mit der man seiner Arbeitsgruppe das zu bearbeitende Material zeigt, um gemeinsam daran zu wirken. Das ist an sich schon ein guter Anfang, wenn es um modernes Arbeiten geht, gerade im Home Office. Viel interessanter ist aber das simultane Arbeiten an den gleichen Daten / Materialien. Die Zusammenarbeit wird so viel unkomplizierter und effektiver.
Hierfür gibt es in Office 365 bereits einige einfache Lösungen, je nachdem welche Art der Zusammenarbeit gewünscht ist.
1. Gemeinsam an Office Dokumenten oder Notizen arbeiten
Neue Office Dokumente, die beispielsweise in OneDrive oder SharePoint hinterlegt sind, lassen sich zeitgleich gemeinsam bearbeiten. Die Nutzer benötigen jeweils nur Zugriff auf den Speicherort oder eine zusätzliche Freigabe.
Wenn Sie OneNote für Ihre Notizen nutzen, ist auch hier eine simultane Bearbeitung möglich. Aufschriebe und Anpassungen sind hier für alle sichtbar und können ebenfalls gemeinsam bearbeitet werden.
2. Ein Speicherort für Teamarbeit
Durch die Erstellung eines Teams in Microsoft Teams wird zeitgleich auch ein SharePoint Speicher für das Team angelegt. Dokumente und Dateien können darin abgelegt werden und von allen Gruppenmitgliedern gemeinsam bearbeitet werden.
Neben dem SharePoint Speicher wird ebenfalls ein Notizbuch angelegt, welches man speziell für die Zusammenarbeit mit diesem Team nutzen kann.
3. Dateien teilen für externe Teams
Für Dokumente, die Sie nur temporär mit anderen Usern gemeinsam bearbeiten möchten (die ggf. kein Teammitglied sind oder externen Firmen angehören), können Sie Freigaben erteilen. Das ist bei OneDrive sowie SharePoint möglich (abhängig von den administrativen Einstellungen). So können Sie Dateien zur Bearbeitung oder nur zur Ansicht freigeben werden. Den Freigabezeitraum oder einen Passwortschutz können Sie bei der Freigabe frei definieren.
So behalten Sie die Kontrolle und können trotzdem problemlos zusammen arbeiten.
Das sind sehr einfache Möglichkeiten, wie Sie Ihrer Zusammenarbeit noch eine neue Fassette hinzufügen können.
Zudem sind diese sehr einfach zu adaptieren und wenn Sie bereits Microsoft 365 oder Office 365 nutzen sind diese Funktionalitäten nur wenige Klicks entfernt.
Wenn Sie wissen möchten wie die Einrichtung funktioniert sind unsere Ansprechpartner gern bereit Ihnen den Vorgang zu erklären. Melden Sie sich bei uns!
Ihr / Euer ITB-Team
