Terminplanung mit Outlook

Microsofts Outlook ist eine umfangreiche Software. Die meisten werden Sie vermutlich als E-Mail-Software kennen.
Doch auch Aufgaben, Termine und Kontakte lassen sich mit Outlook sehr einfach verwalten.

Heute möchten wir Ihnen eine der nützlichsten Funktionen für die Terminplanung mit Outlook vorstellen, die Besprechungsanfrage.

Folgendes Szenario dient uns als Beispiel:

Sie sind für die Organisation des Termins verantwortlich und möchten gerne wissen, wer an der Besprechung teilnimmt.

Außerdem möchten Sie einen Raum für den Termin reservieren.

Vor sehr vielen Jahren hat man hierzu eine Mail an alle Teilnehmer versendet und deren Antwort auf die Mail, von Hand, im eigenen Kalender notiert. Auch die Raumreservierung lief separat und erforderte zusätzliche Abstimmung. Diese Methode bringt natürlich viele Nachteile mit sich beispielsweise wissen die Teilnehmer nicht ob ihre Bestätigung bei Ihnen angekommen ist, Sie als Versender verloren vllt. den Überblick wer schon geantwortet hatte oder der Raum wurde nicht wie gewünscht reserviert.

 

Die Besprechungsanfrage von Outlook löst heutzutage all diese Probleme, elegant und vor allem einfach.

Grundsätzlich ist die Anfrage nur eine E-Mail mit einem Vorschlag für eine Besprechung bzw. einen Termin. Jedoch wird der Termin automatisch in den Kalender eingetragen auch die Zu- und Absagen der Teilnehmer werden notiert. Zudem lässt sich auch ein Raum reservieren und das alles ohne viele Mails.

Wie erstelle ich eine Besprechungsanfrage? 

Am besten erklärt man das mit einer kleinen Bilderstrecke. 

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