FindTime: Outlook-Plugin für die Terminfindung

Manchmal ist es schwer einen Termin zu finden, bei dem alle Teilnehmer Zeit haben. Für Outlook gibt es das Add-In FindTime. Es vereinfacht die Terminfindung für alle Parteien deutlich. Das Konzept erinnert sehr stark an Doodle, nur hat man hier alles an einem Ort.

Es kommt oft vor, dass man mit mehreren Personen gleichzeitig einen Termin vereinbaren muss. Das Ziel ist es also meistens eine für alle Teilnehmer akzeptable Zeit für ein Treffen zu finden, ohne dass man dabei ständig hin und her mailen muss.

Es ist eigentlich keine neue Idee, denn es gibt bereits eine Reihe von Anwendungen, die eine Terminfindung erleichtern: Doodle, Timebridge, NeedtoMeet und ein Dutzend andere. Der Vorteil bei FindTime ist die direkte Integration in Outlook. So muss man nicht auf eine zweite Applikation zugreifen, sondern hat alles an einem Ort. Ein Fakt welcher ohnehin viele Microsoft 365-Nutzer gefällt.

FindTime läuft auf aktuelle Outlook-Versionen und Outlook im Web. Für die Installation des Add-Ins muss man sich mit seinem Office 365-Account online anmelden und die darauffolgenden Schritte ausführen. Besonders praktisch ist, dass nur der Organisator das Plugin benötigt, alle anderen Teilnehmer brauchen nicht einmal einen Office 365-Account. Die Anmeldung läuft einfach per Email-Einladung.

Für die Installation wählen Sie einfach Add-Ins abrufen und geben in der Suchzeile FindTime ein. Die Installation bestätigen und fertig.

Die Anwendung FindTime ist einfach aufgebaut. Der Organisator startet für ein Meeting eine neue Termin-Abfrage und lädt alle Teilnehmer zu einer Abstimmung ein. Man kann Termine fest vorgeben und jeder stimmt mit Ja (Grün) oder Nein (Rot) ab, ob er dort Zeit hat oder nicht. Haben alle Teilnehmer abgestimmt und es gibt eine genügende Übereinstimmung, sendet FindTime eine Mail via Outlook an alle Meeting-Partner.

Wenn Sie auf eine Mail mit einer Termineinladung antworten wollen, geht dies ebenfalls. Durch die Funktion “Reply with Meeting Pool” erhalten Sie die Möglichkeit direkt aus einer Konversation heraus einen passenden Gesprächstermin zu finden.

Die Zeiten für die Abstimmung zu wählen ist ebenfalls sehr einfach. Sobald Sie FindTime aktivieren sehen sie auf der rechten Seite eine Liste. Hier werden bevorzugt alle Termine angezeigt zu dem die meisten Personen Zeit haben. Sowohl der Tag als auch die Uhrzeit kann frei gewählt werden. Sie suchen sich einfach mehrere potentielle Termine aus und senden diese an die anderen Teilnehmer.

Alle Teilnehmer erhalten darauf eine Mail. Mit einem Klick auf einen Link landen Sie auf folgender Website. Hier kann für den Favoriten abgestimmt werden. Bei Bedarf können sogar noch weitere Teilnehmer hinzugefügt werden.

Probieren geht über Studieren. Laden Sie sich einfach FindTime herunter und planen Sie ihre nächste Besprechung noch einfacher als zuvor. Sie wollen lieber das Kunden sich einen Termin direkt aus Ihrem Kalender heraussuchen können? Probieren Sie einfach Bookings: https://blog.itb.computer/2020/06/18/machen-sie-es-sich-einfacher-terminfindung-mit-microsoft-bookings/

Ihr / Euer ITB-Team

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