Microsoft Exchange Online – Postfach in ein freigebenes Postfach umwandeln

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen wie Sie mit wenigen Schritten im Exchange Online Admincenter ein (Benutzer-)Postfach in ein freigegebenes Postfach umwandeln.

Dies kann beispielsweise für Postfächer von ehemaligen Mitarbeitern sinnvoll sein, um weiterhin Zugriff auf die an ihn gesendeten Mails zu erhalten oder das Postfach zu archivieren. Und das alles ohne eine Lizenz zu verbrauchen.

Wichtig: Dem Benutzer, dessen Postfach gewandelt werden soll, muss während der Umstellung zwingend eine Exchange Online Lizenz zugewiesen sein, da diese zum migrieren benötigt wird.

  1. Melden Sie sich als Administrator unter https://portal.office.com an
  2. Wechseln Sie ins Exchange Admincenter
  3. Dort navigieren Sie zur Postfach-Ansicht (Empfänger -> Postfächer)
  4. Wählen Sie dann den gewünschten Benutzer aus der Liste und klicken Sie anschließend unter „In freigegebenes Postfach umwandeln“ auf „Umwandeln“
  5. Wechseln Sie wieder zurück ins Office 365 Admincenter
  6. Wählen Sie dann im Menü (links) unter  „Gruppen“ den Punkt „Freigegebene Postfächer“
  7. Markieren Sie das gewandelte Postfach
  8. In der Detailansicht auf der rechten Seite finden Sie den Punkt „Mitglieder“
    Klicken Sie dort auf „Bearbeiten“ um das Postfach einer Gruppe oder einem Benutzer zuzuweisen
  9. Klicken Sie nun auf Speichern
  10. Das Postfach wird automatisch im Outlook (lokal und Web) der ausgewählten Benutzer hinzugefügt. Eventuell ist ein Neustart von Outlook notwendig.

Hinweis: Sobald das Postfach umgewandelt wurde kann dem User die Exchange Online Lizenz entzogen werden.

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